Réglement intérieur

Règlement intérieur détaillant certains articles des Statuts.

Articles des statuts du CGHAV ne nécessitant pas de précisions :

  • Article 1.
  • Article 2 : buts.
  • Article 3 : siège social.
  • Article 4 : durée.
  • Article 8 : radiations – exclusions.
  • Article 13 : règlement intérieur.
  • Article 14 : publicité.
  • Article 15 : dissolution.

Article 5 : Composition

Les sections, délégations et groupes d’échanges : Elles sont un élément essentiel de la vitalité du CGHAV :

  • les Sections correspondent au découpage initial par département, plus la région parisienne ;
  • les Délégations correspondent à des implantations du CGHAV hors Auvergne et Région Parisienne justifiées par l’importance régionale du nombre d’adhérents
  • les Groupes d’échanges correspondent à une subdivision des départements pour coordonner les travaux et faciliter les échanges. Leur création est soumise à l’accord préalable du Conseil d’Administration puis décidée en Assemblée Générale. Les sections locales ou antennes peuvent disposer d’une certaine autonomie financière, assujettie aux conditions suivantes :établissement d’un plan d’actions pour l’année (ou pluriannuel avec point annuel) soumis à l’approbation du Conseil d’Administration :
    • assorti d’un budget prévisionnel détaillé correspondant à ces actions ;
      dans le cadre de ce budget, l’ordonnancement des dépenses est assuré par le responsable de la section locale ;
    • les dépenses sont réglées par le Trésorier ;
    • les recettes sont encaissées exclusivement au nom du CGHAV ;
    • le responsable présente en fin d’exercice annuel un bilan des actions réalisées comparativement au plan d’actions et de l’utilisation des fonds alloués à ce plan.

Article 7 : Admission

Par délégation du bureau, le Président décide de l’admission d’un nouvel adhérent et lui attribue un numéro de membre chronologique. La liste des adhérents est tenue à jour par le Président. Quelle que soit sa date d’adhésion, tout nouvel adhérent, ayant payé une cotisation avec abonnement, reçoit l’ensemble des numéros de « A moi Auvergne ! » de l’année de cotisation. Les renouvellements de cotisations sont envoyés directement au trésorier. L’envoi du timbre constatant le paiement de la cotisation est envoyé aux adhérents le demandant et envoyant une enveloppe timbrée à leur adresse.

Cotisations en retard : L’envoi du numéro du premier trimestre de « A moi Auvergne ! » est suspendu au paiement de la cotisation annuelle. Une lettre de relance est envoyée dans le courant de janvier aux retardataires.

Article 9 : Ressources

Comptabilité : Une comptabilité analytique, recettes et dépenses, sera tenue par secteur et activité. Elle comprendra notamment :

  • la revue ;
  • la vente des tables ;
  • les publications spéciales ;
  • les coûts liés aux bibliothèques ;
  • les frais de fonctionnement des sections, délégations et groupes d’échanges.

Suivi de gestion : Un état trimestriel de gestion est établi par le trésorier ou son adjoint. Il est adressé à tous les membres du bureau dans le courant du mois qui suit la fin du trimestre.

Trésorerie : Les disponibilités de Trésorerie sont placées dans des produits réputés sans risque : livret de caisse d’épargne, compte sur livret, SICAV monétaire, etc.

Article 10 : Conseil d’Administration

Candidature à un poste d’Administrateur :

  • Un candidat doit être adhérent au CGHAV depuis un an révolu au moins.
  • La date limite de dépôt des candidatures est précisée dans le premier numéro de A moi Auvergne ! de l’année
  • Tout candidat doit présenter sa candidature par écrit, avec la présentation d’un programme de participation aux activités du CGHAV.
  • En cas de renouvellement de mandat, présentation de son action passée.

Conseil d’Administration (CA) :

Réunions

Le Conseil d’Administration se réunit au moins deux fois par an :

  • avant l’Assemblée Générale pour préparer cette Assemblée Générale : il n’y a pas de délai à respecter entre réunion du Conseil d’Administration et Assemblée Générale ;
  • une réunion complémentaire du Conseil d’Administration dans sa nouvelle composition a lieu immédiatement après l’Assemblée Générale pour élire le bureau ;
  • avant la fin de l’année pour mettre en œuvre les décisions de l’Assemblée Générale et voter le budget de l’année suivante ;
  • la convocation du Conseil d’Administration et l’envoi de l’ordre du jour sont faits par le Président au moins 10 jours avant la réunion ;
  • le Président peut convoquer tout Conseil d’Administration supplémentaire de sa propre initiative ou à la demande de 50% des administrateurs élus.

Pouvoirs et votes

  • Un membre du Conseil d’Administration, élu ou fondateur, doit participer en personne aux votes ; un pouvoir au plus par membre du Conseil d’Administration est possible ; le Conseil d’Administration ne peut siéger valablement et prendre des décisions que si au moins 50% des membres élus sont présents (hors membres de droit) ;
  • les membres de droit participent aux votes avec les mêmes pouvoirs que les membres élus ;toute décision du Conseil d’Administration (élection du bureau ou autres) requiert la majorité des suffrages exprimés ;
  • en cas d’égalité des votes exprimés, la décision soutenue par le président est adoptée.
  • en cas d’urgence, le Président demande l’accord formel des membres du Bureau

Cumul de fonctions

Les fonctions électives au sein du Conseil d’Administration (Président, Vice-Présidents, Trésorier et Secrétaire et leurs adjoints éventuels) ne peuvent être cumulées.

Rôle du Conseil d’Administration

Outre l’élection du bureau conformément aux statuts, le Conseil d’Administration :

  • délibère sur tous les projets présentés par le Président ;
  • approuve par vote le budget ;
  • analyse les résultats de l’année avant présentation à l’Assemblée Générale ;
  • décide par vote de toutes dépenses exceptionnelles d’un montant annuel supérieur à 1.000 euros et inférieur à 3.000 euros ;
  • les dépenses prévues d’un montant supérieur à 3.000 euros doivent être approuvées par l’Assemblée Générale.
  • Décisions du Conseil d’Administration : Les décisions du Conseil d’Administration sont prises à la majorité des administrateurs présents ou représentés. Les décisions du Conseil d’Administration sont collégiales. Lorsqu’elles ont été votées, elles sont soutenues par l’ensemble des membres quelle qu’ait été leur position initiale. En aucun cas, ils ne peuvent faire part à l’extérieur de leur opposition éventuelle. Ces décisions peuvent éventuellement être remises en cause, que ce soit devant le Conseil d’Administration ou le Bureau, mais uniquement dans ce cadre et à condition qu’il existe un fait nouveau suffisant pour faire réexaminer la décision.

Bureau du CGHAV

L’activité du Cercle s’appuie sur un ou plusieurs comités, composés de membres du Bureau, de membres du Conseil d’Administration et d’Adhérents cooptés. Le Comité de Publication de « A moi Auvergne ! » comprend au minimum le Président, Directeur de la Publication, et le Responsable de la Rédaction. Le Comité Informatique comprend au minimum le Responsable du Site Internet et du Forum d’Échanges

Le bureau du CGHAV

Sous la responsabilité de son Président :

  • met en œuvre les décisions prises en Assemblée Générale ou par le Conseil d’Administration ;
  • assure la gestion courante du cercle ;
  • contrôle les recettes et dépenses.

Le Bureau se réunit formellement au moins trois fois par an : une fois avant chacun des Conseils d’Administration, une fois en début d’année pour faire le bilan de gestion.

Le Président

Le Président est assisté de un ou plusieurs vice-présidents. Il appartient au Président de définir les délégations faites à chacun des vice-présidents qui sont seuls autorisés à représenter le Président et à parler en son nom dans les limites de leur délégation.

Le Secrétaire

Le secrétaire tient à jour les différents documents administratifs officiels du CGHAV. Il est assisté d’un secrétaire adjoint chargé de tous les aspects télématiques et Internet.

Le Trésorier

Le trésorier assure la comptabilité générale du Cercle. Il est assisté d’un trésorier adjoint y compris pour la préparation du budget et le suivi de gestion,

Le fichier des membres

Il est géré par l’un des membres du Bureau dans le respect de la Loi Informatique et Liberté. Ce fichier doit pouvoir suivre les accès à GeneaBank, la fourniture de listings fonctionnels et de jeux d’étiquettes aux différents utilisateurs, en fonction de critères de sélection définis.

Article 11 : Représentation de l’association

I. Représentation du CGHAV

Le Président représente le CGHAV à l’extérieur, en particulier vis à vis de la Fédération Française de Généalogie, des pouvoirs publics et des autres associations. Il peut en déléguer une partie à l’un des vice-présidents. Les frais de voyages engagés à cette occasion seront remboursés au Président ou à son représentant sur la base d’un billet SNCF 2e classe.

II. Engagement de dépenses et paiements

Les dépenses peuvent être engagées :

  • par le Président dans le cadre des pouvoirs accordés par les statuts et le règlement intérieur ou des décisions votées par le Conseil d’Administration ou l’Assemblée Générale.
  • par les responsables de sections, délégations et groupes d’échanges dans le cadre des budgets
  • alloué en fonction du plan d’action, tous deux approuvés par le Conseil d’Administration. Les factures sont enregistrées et payées par le Trésorier après accord de la personne qui a engagé les dépenses.

III. Avance de Trésorerie et Remboursement de frais

Pour le fonctionnement courant, une avance de Trésorerie peut être consentie aux responsables de section ou de délégation. Les remboursements de frais sont effectués par le trésorier sur présentation de justificatifs, dans la limite des budgets décidés ou avec l’accord du Président.

Article 12 : Assemblée Générale

I. Convocation

La date et le lieu sont annoncés dans le numéro du premier trimestre de « A moi Auvergne ! ». La convocation à l’Assemblée Générale peut se faire dans « A moi Auvergne ! » ou par tout moyen utile. La convocation et son ordre du jour sont présentés dans le numéro du second trimestre de « A moi Auvergne ! ». Une convocation individuelle est envoyée aux adhérents ne recevant pas la revue

II. Décisions prises en Assemblée Générale

Il appartient à l’Assemblée Générale de :

  • donner quitus au Président et au trésorier de leur gestion ;
  • élire les membres du Conseil d’Administration ;
  • approuver le budget de fonctionnement, et en particulier celui de l’édition de « A Moi Auvergne ! » ;
  • décider de tout investissement lourd d’un montant supérieur à 3.000 euros.

III. Pouvoirs

Les pouvoirs étant limités à 10 par adhérent présent à l’Assemblée Générale, les pouvoirs nominatifs en excédent ou les pouvoirs en blanc sont redistribués d’une manière égale aux adhérents (ou aux administrateurs) présents à l’Assemblée Générale.

IV. Commission électorale

Elle a pour rôle au cours de l’Assemblée Générale :

  • de contrôler les pouvoirs et de répartir les pouvoirs en excédent ;
  • de dépouiller les bulletins de vote pour les élections à bulletin secret. Elle est composée de trois membres, dont un membre du Conseil d’Administration comme Président.

V. Commissaires aux comptes

Ils sont nommés par le Conseil d’Administration parmi les membres du Conseil d’Administration, sauf Trésorier ou Trésorier adjoint. Cette vérification n’est pas nécessairement annuelle ; elle est laissée à l’appréciation du Conseil d’Administration.

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