Statuts

Article 1

Il est formé entre les adhérents aux présents statuts une association régie par la loi du 1 er Juillet 1901 et le décret du 16 août 1901 ayant pour titre Cercle Généalogique et Héraldique de l’Auvergne et du Velay. Son sigle est CGHAV.

Article 2 : Buts

Cette Association a pour but de réunir les généalogistes amateurs, où qu’ils se trouvent, dont les recherches personnelles les amènent à s’intéresser à l’Auvergne et au Velay, en vue de favoriser les contacts et les échanges d’informations d’ordre généalogique et héraldique sur ces provinces.

Dans ce cadre, elle pourra participer à l’étude et à la diffusion de toutes les actions entreprises aux niveaux régional, national et international pour développer et coordonner la recherche généalogique et héraldique sur l’Auvergne et le Velay et promouvoir des actions d’intérêt général visant à la sauvegarde du patrimoine historique et, en particulier, des documents d’archives anciens.

Article 3 : Siège social

Il est fixé 55, rite de Châteaudun 63000 Clermont-Ferrand. Il pourra être transféré par simple décision du Conseil d’Administration, les réunions de l’Association pourront se tenir en dehors du siège social.

Article 4 : Durée

La durée de l’Association est illimitée, sauf cas de dissolution prononcée par les trois-quarts au moins des membres présents à l’Assemblée Générale.

Article 5 : Composition

L’Association se compose de personnes physiques ou morales qui peuvent être :

• membres fondateurs (3),
• membres d’honneur,
• membres bienfaiteurs,
• membres actifs,
• membres correspondants,
• membres associés (personnes morales).

Des sections locales, appelées « antennes » peuvent être crées sur décision du Conseil d’Administration, approuvée par l’Assemblée Générale. Ces sections peuvent disposer d’une certaine autonomie financière dans des conditions précisées par le Règlement intérieur.

Article 6 : Les Membres

• Les membres fondateurs, sauf refus de leur part, font partie de droit, leur vie durant, du Conseil d’Administration de l’Association où ils sont admis hors quota du nombre d’administrateurs prévu à l’article 10. Ils règlent la cotisation annuelle.
• Ont la qualité de membres d’honneur ceux qui ont rendu des services signalés à l’Association. Ils sont dispensés de cotisation. Toutefois, s’ils cotisent, ils peuvent être élus au Conseil d’Administration et prendre part aux votes. Sont membres bienfaiteurs les personnes qui versent, outre la cotisation annuelle, un droit d’entrée correspondant au moins à cinq fois la cotisation de base.
• Les membres actifs sont ceux qui ont pris l’engagement de verser chaque année une cotisation.
• Les membres correspondants peuvent être dispensés de verser la cotisation en contrepartie de recherches effectuées sur place pour le compte de l’Association. Cette dispense doit avoir été approuvée par le Conseil d’Administration qui en fixe la durée. Ils ne prennent part aux votes que pour autant qu’ils aient payé la cotisation et peuvent alors être élus au Conseil d’Administration.
• Sont membres associés les personnes morales qui désirent participer à certaines activités du Cercle.
• Le taux de la cotisation annuelle est fixé par le Règlement intérieur. Le montant de la cotisation, ainsi que celui du droit d’entrée sont modifiés, le cas échéant par décision de l’Assemblée Générale.

Article 7 : Admission

Pour faire partie de l’Association, il faut avoir été agréé par le Bureau qui statue lors de ses réunions sur les demandes d’admission présentées.

Article 8 : Radiations – Exclusions

La qualité de membre se perd par :

• La démission.
• Le décès.
• La radiation prononcée par le Conseil d’Administration pour non paiement de la cotisation ou pour tout motif estimé suffisant par le Bureau.

En outre, sauf accord formel de ce dernier, il ne sera pas permis aux membres de se prévaloir de leur appartenance à l’Association pour la publication ou la diffusion de travaux, sous forme écrite ou orale, sous peine de radiation d’office et de rectification publique.

L’exclusion prononcée par le Conseil d’Administration pour motif grave. L’intéressé ayant été préalablement invité par lettre recommandée avec accusé de réception à se présenter devant le Bureau pour fournir des explications.

Article 9 : Ressources

Les ressources de l’Association comprennent :

1. le montant des droits d’entrée et des cotisations,
2. les subventions de l’État, des départements des communes ou de tout autre institution,
3. les dons et legs qui pourraient lui être faits,
4. les intérêts et revenus des sommes appartenant à l’Association, les économies faites sur les budgets annuels, les capitaux ou immeubles qui lui seraient apportés.
5. les recettes de publicité,
6. le produit de la vente des publications qui pourraient être faites sous l’égide de l’Association. Une comptabilité par recettes et dépenses sera tenue et les comptes seront rendus chaque année en Assemblée Générale.

Article 10 : Conseil d’Administration

• L’Association est dirigée et administrée par un Conseil composé de quatre membres au moins et de vingt et un membres au plus, élus pour une durée effective de trois années par l’Assemblée Générale et renouvelable par tiers tous les ans.
• Les membres sortants sont rééligibles.
• Les membres du Conseil sont obligatoirement des personnes physiques.
• Le Conseil d’Administration élit, chaque année, par vote à bulletin secret à la majorité des suffrages exprimés parmi ses membres un bureau composé de :
  • un Président,
  • un ou plusieurs Vice-présidents,
  • un Secrétaire,
  • un Trésorier.

Ces deux derniers pouvant, si besoin est, disposer chacun d’un adjoint ; ces deux personnes ne sont pas membres permanents du Bureau.

• Le Remplacement du Conseil d’Administration est effectué en Assemblée Générale par vote à bulletin secret à la majorité des suffrages exprimés.
• En cas de vacance, le Conseil pourvoit provisoirement au remplacement de ses membres. Il est procédé à leur remplacement effectif par la plus prochaine Assemblée Générale. Les pouvoirs des membres, ainsi élus, prennent fin à l’époque où devrait normalement expirer le mandat des membres remplacés.

Article 11 : Représentation de l’Association

L’Association peut être représentée et engagée par le Conseil d’Administration et, par délégation, par son Bureau, le Président ou toute personne habilitée à cet effet. Le Conseil d’Administration, dans le cadre des résolutions de l’Assemblée Générale, a qualité pour prendre toutes décisions se rapportant à l’objet de l’Association. Les dépenses sont ordonnancées par le Président ou toute personne désignée par le Bureau à cet effet, après avis du Trésorier.

Article 12 : Assemblée Générale

L’Assemblée générale comprend tous les membres de l’Association à quelque titre qu’ils y soient affiliés, a jour de leur cotisation. Elle est convoquée au moins une fois par an par le Président ou sur une demande du quart des membres cotisant régulièrement. L’ordre du jour est fixé par le Bureau et porté à la connaissance des membres avant la tenue de l’Assemblée.

Le Président ou l’un des Vice-Présidents. ou la personne qu’ils auront désignés en leur absence, assisté d’au moins un membre du Conseil d’Administration, préside l’Assemblée et expose la situation morale du Cercle.

Le Trésorier rend compte de sa gestion et soumet à l’approbation de l’Assemblée le bilan de l’exercice clos et le budget prévisionnel pour le nouvel exercice. Le ou les Commissaires aux comptes, désignés selon les modalités prévues par le règlement intérieur, donnent lecture de leur rapport sur la gestion financière de l’association.

L’Assemblée se prononce sur le rapport moral et le rapport financier.

Il est procédé, après épuisement de l’ordre du jour, au remplacement au scrutin secret à la majorité des suffrages exprimés des membres du Conseil sortants.

Après cette élection, le Conseil d’administration se réunit et procède au renouvellement du Bureau.

L’Assemblée Générale délibère valablement à la majorité des membres votants, présents ou représentés. Elle peut prendre toutes décisions ressortissant des buts de l’Association, en particulier Admission et radiation de membres, approbation des comptes et des décisions du Conseil d’Administration, modification des statuts, adhésion à d’autres groupements ou fédérations, dissolution. Elle peut apporter son patronage à des ouvrages, études et travaux réalisés par ses membres ou par des personnes extérieures sollicitant son soutien. Elle peut également décerner des prix. La majorité des deux tiers est dans ce cas requise.

Le vote par correspondance ou par procuration est possible.

Le nombre de mandats par membre est limité à dix (10) et les mandats en excédent seront redistribués entre les adhérents du CGHAV présents. Le vote à bulletin secret est obligatoire à la demande d’un ou plusieurs membres et pour le remplacement des membres sortants du Conseil d’Administration.

Article 13 : Règlement intérieur

Un règlement intérieur est établi par le Conseil d’Administration qui le fait approuver par l’Assemblée Générale.

Ce règlement est destiné à fixer les divers points, non prévus aux statuts, notamment ceux qui ont trait à l’administration interne du cercle et à l’organisation de ses activités.

Article 14 : Publicité

Les délibérations du Conseil d’Administration et celles des Assemblées sont consignées sur un registre spécial tenu sous la responsabilité du Secrétaire. Les comptes rendus doivent être paraphés par le Président et le Secrétaire auxquels s’est joint le Trésorier toutes les fois que des questions financières sont traitées.

Article 15 : Dissolution

La dissolution peut être prononcée par les trois-quarts au moins des membres présents ou représentés en Assemblée Générale. Dans ce cas, et conformément à l’article 9 de la loi du 1 juillet 1901 et au décret du 16 août 1901, un ou plusieurs liquidateurs sont nommés par l’Assemblée générale et l’actif, s’il en est un, est dévolu à une association poursuivant les mêmes buts.